辦公設(shè)備管理制度

1? 總則

1.1?目的：為規(guī)范辦公設(shè)備設(shè)施的管理，保障生產(chǎn)和辦公活動(dòng)的正常進(jìn)行，降低成本，杜絕浪費(fèi)， 特制定本制度。

1.2?適用范圍：

1.2.1本制度適用于公司各部門。

1.2.2本制度對(duì)辦公設(shè)備設(shè)施的采購(gòu)、驗(yàn)收、使用和管理等進(jìn)行了規(guī)定。

2?辦公設(shè)備設(shè)施分類

2.1?辦公用具：辦公桌、椅、櫥、柜等；

2.2?文件處理設(shè)備：電腦、移動(dòng)硬盤、掃描儀、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等；

2.3?培訓(xùn)用具：投影儀、白板等；

2.4?空氣調(diào)節(jié)設(shè)備:空調(diào)、風(fēng)扇等；

2.5?通訊設(shè)施:電話機(jī)、傳真機(jī)、對(duì)講機(jī)等；

2.6?視聽設(shè)備:?攝影機(jī)、相機(jī)、音箱、功放、DVD、VCD、電視機(jī)等；

2.7?接待飲水用具：飲水機(jī)、茶具、開水壺、燒水壺、茶水桶等；

2.8?廚房用具：冰箱、消毒柜等；

2.9?其他設(shè)備設(shè)施：與辦公有關(guān)的其他設(shè)備設(shè)施。

3?辦公設(shè)備設(shè)施管理的職責(zé)

3.1?行政部負(fù)責(zé)辦公設(shè)備設(shè)施的歸口管理。負(fù)責(zé)辦公設(shè)備設(shè)施規(guī)劃、選型、組織安裝調(diào)試、統(tǒng)一 調(diào)配、使用、維修、盤點(diǎn)、報(bào)廢和更新的全過(guò)程實(shí)行綜合管理。

3.2?采購(gòu)部負(fù)責(zé)按要求進(jìn)行辦公設(shè)備設(shè)施的采購(gòu)。

3.3?生產(chǎn)部負(fù)責(zé)協(xié)助實(shí)施辦公設(shè)備設(shè)施的安裝和維修。

3.4?使用部門負(fù)責(zé)辦公設(shè)備設(shè)施的分級(jí)管理，負(fù)責(zé)辦公設(shè)備設(shè)施的正確使用和日常維護(hù)保養(yǎng)，延 長(zhǎng)辦公設(shè)備設(shè)施使用壽命，保證辦公設(shè)備設(shè)施的正常運(yùn)行。

3.5?財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)辦公設(shè)備設(shè)施的采購(gòu)、發(fā)放和管理進(jìn)行監(jiān)督、檢查和審計(jì)。

4?辦公設(shè)備設(shè)施的購(gòu)置

4.1?行政部應(yīng)廣泛收集辦公設(shè)備設(shè)施的發(fā)展資訊以及市場(chǎng)信息，并收集使用單位對(duì)有關(guān)辦公設(shè)備設(shè)施的使用意見，為新辦公設(shè)備設(shè)施的購(gòu)置提供建議。

4.2?各部門需要新增辦公設(shè)備設(shè)施應(yīng)填寫《辦公設(shè)備設(shè)施購(gòu)置申請(qǐng)單》，送行政部審查、主管副 總審核、常務(wù)副總或總經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.3?對(duì)于新辦公設(shè)備設(shè)施的購(gòu)置，行政部應(yīng)提出辦公設(shè)備設(shè)施的先進(jìn)性、可靠性和維修性等要求， 并對(duì)大型、關(guān)鍵辦公設(shè)備設(shè)施進(jìn)行經(jīng)濟(jì)技術(shù)可行性分析，把好選型和安裝驗(yàn)收質(zhì)量關(guān)，為搞好辦公設(shè)備設(shè)施的后期管理奠定基礎(chǔ)。

4.4?選購(gòu)的大型、關(guān)鍵辦公設(shè)備設(shè)施應(yīng)備有齊全的安裝、使用、潤(rùn)滑、維修等技術(shù)資料和必要的 維修配件、易損件。

4.5?辦公設(shè)備設(shè)施到貨后，由采購(gòu)部組織行政部、使用部門、供方派員共同參加開箱驗(yàn)收，并認(rèn) 真做好開箱記錄，按照裝箱單核對(duì)主辦公設(shè)備設(shè)施、附件、工具、備件和技術(shù)資料，辦理入庫(kù)和安裝手續(xù)。

4.6?辦公設(shè)備設(shè)施安裝調(diào)試完畢，要按說(shuō)明書及有關(guān)規(guī)定進(jìn)行性能檢查、調(diào)試，屬于固定資產(chǎn)的 要辦理固定資產(chǎn)移交手續(xù)。

4.7?驗(yàn)收后采購(gòu)部應(yīng)負(fù)責(zé)組織填寫《辦公設(shè)備設(shè)施驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單》一式三份，采購(gòu)部、行政部、使 用部門各留一份。

4.8?驗(yàn)收后行政部將相關(guān)資料收集、整理、存檔。

5?辦公設(shè)備設(shè)施的臺(tái)帳和檔案管理

5.1?辦公設(shè)備設(shè)施的臺(tái)帳管理

5.1.1?財(cái)務(wù)部對(duì)對(duì)公司的所有屬于固定資產(chǎn)的辦公設(shè)備設(shè)施按照規(guī)定建立固定資產(chǎn)臺(tái)帳，并進(jìn)行監(jiān) 督和管理。

5.1.2?行政部對(duì)公司的所有辦公設(shè)備設(shè)施按照規(guī)定逐臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，建立《辦公設(shè)備設(shè)施臺(tái)帳》 和卡片，填寫《辦公設(shè)備設(shè)施檔案資料卡》，做到隨機(jī)附件和資料齊全。

5.1.3?各使用部門要建立本部門辦公設(shè)備設(shè)施臺(tái)賬。

5.2?辦公設(shè)備設(shè)施的檔案管理

5.2.1?行政部行政助理，負(fù)責(zé)為列入固定資產(chǎn)的大型辦公設(shè)備設(shè)施建立技術(shù)檔案和狀態(tài)檔案。

5.2.2?辦公設(shè)備設(shè)施的技術(shù)檔案是指辦公設(shè)備設(shè)施的安裝、零部件、自制辦公設(shè)備設(shè)施、特種辦公 設(shè)備設(shè)施、使用說(shuō)明書、圖紙等技術(shù)資料。

5.2.3?狀態(tài)檔案是指辦公設(shè)備設(shè)施的分布、購(gòu)進(jìn)和安裝日期、使用年限、維修記錄、調(diào)撥記錄等資 料。

5.2.4?辦公設(shè)備設(shè)施檔案資料發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，及時(shí)更新檔案資料。

6?辦公設(shè)備設(shè)施的使用與保養(yǎng)

6.1?使用人員在獨(dú)立使用辦公設(shè)備設(shè)施前，必須對(duì)其進(jìn)行辦公設(shè)備設(shè)施的結(jié)構(gòu)、性能、技術(shù)規(guī)范、 維護(hù)基礎(chǔ)知識(shí)和安全操作規(guī)程的培訓(xùn)。

6.2?各部門要指定專人負(fù)責(zé)公用辦公設(shè)備設(shè)施的管理。

6.3?操作人員要嚴(yán)格執(zhí)行辦公設(shè)備設(shè)施的操作規(guī)程，嚴(yán)禁辦公設(shè)備設(shè)施超負(fù)荷、超范圍和帶故障 運(yùn)轉(zhuǎn)。

6.4?使用部門負(fù)責(zé)指定專人進(jìn)行辦公設(shè)備設(shè)施的日常維護(hù)保養(yǎng)，行政部負(fù)責(zé)依據(jù)辦公設(shè)備設(shè)施的 特點(diǎn)和使用情況進(jìn)行定期維護(hù)。

6.5?使用部門、行政部要定期或不定期對(duì)辦公設(shè)備設(shè)施的使用和保養(yǎng)情況進(jìn)行檢查。

6.6?對(duì)于使用部門不正當(dāng)使用和維護(hù)的行為，行政部有權(quán)提出整改要求和處罰建議，對(duì)由此而造 成的辦公設(shè)備設(shè)施的損壞，經(jīng)行政部進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定，由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)賠償責(zé)任。

6.6.1?對(duì)純屬人為原因?qū)е罗k公設(shè)備設(shè)施損壞的，如責(zé)任人清楚，視情況由責(zé)任人賠償修理費(fèi)用的 70%-100%；造成報(bào)廢或丟失的，視情況由責(zé)任人賠償原值的70%-100%。如責(zé)任人不清的，由該部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)賠償額的50%，保管人承擔(dān)50%。

6.6.2?因保管不當(dāng)造成辦公設(shè)備設(shè)施遺失的，由保管人賠償原值的80%-100%賠償或責(zé)令自行增購(gòu) 并不得報(bào)支費(fèi)用。

7?辦公設(shè)備設(shè)施的維修

7.1?辦公設(shè)備設(shè)施發(fā)生故障，使用部門不能解決時(shí)，應(yīng)立即填寫《辦公設(shè)備設(shè)施報(bào)修單》，通知 行政部組織有關(guān)人員進(jìn)行排除，并填好維修記錄。

7.2?在接到辦公設(shè)備設(shè)施報(bào)修以后，行政部應(yīng)根據(jù)辦公設(shè)備設(shè)施的故障程度和原因，組織維修人 員進(jìn)行修理。

7.3?維修人員在維修完畢后，應(yīng)通知使用單位的員工進(jìn)行驗(yàn)收，并在報(bào)修單上簽字，對(duì)維修用時(shí) 和維修材料進(jìn)行確認(rèn)。

7.4?對(duì)于緊急情況，使用部門可電話或口頭通知行政部，行政部及時(shí)安排維修。但使用部門應(yīng)及 時(shí)補(bǔ)辦報(bào)修及驗(yàn)收手續(xù)。

7.5?對(duì)于公司現(xiàn)有技術(shù)力量無(wú)法完成的辦公設(shè)備設(shè)施報(bào)修，應(yīng)由行政部填寫《辦公設(shè)備設(shè)施委外 修理申請(qǐng)單》，報(bào)常務(wù)副總經(jīng)理審批后?！掇k公設(shè)備設(shè)施委外修理申請(qǐng)單》應(yīng)詳細(xì)注明維修辦公設(shè)備設(shè)施的名稱、故障原因、外協(xié)廠家和預(yù)計(jì)費(fèi)用。

7.6?在維修完成以后，使用部門和行政部應(yīng)當(dāng)對(duì)辦公設(shè)備設(shè)施進(jìn)行檢查驗(yàn)收。

7.7?對(duì)于經(jīng)常發(fā)生故障的部位，行政部應(yīng)組織使用部門認(rèn)真分析，制訂改善維修措施，盡量從根 本上消除故障以及發(fā)生原因。

8?辦公設(shè)備設(shè)施的移交、閑置及報(bào)廢處理

8.1?辦公設(shè)備設(shè)施的移交

8.1.1?員工崗位變動(dòng)或離職時(shí)，應(yīng)及時(shí)將個(gè)人領(lǐng)用的辦公設(shè)備設(shè)施移交給接手人或退還行政部。

8.1.2?各部門負(fù)責(zé)人崗位變動(dòng)或離職時(shí)，應(yīng)及時(shí)將部門共用的辦公設(shè)備設(shè)施移交給接手人或退還行 政部。

8.1.3?部門負(fù)責(zé)人移交時(shí)由行政部監(jiān)交，一般員工移交時(shí)由部門人監(jiān)交，移交人、接手人、監(jiān)交人 如實(shí)記錄并填寫《辦公設(shè)備設(shè)施移交單》一式三份，三方簽字后各留一份。

8.2?辦公設(shè)備設(shè)施的調(diào)撥

8.2.1?辦公設(shè)備設(shè)施的調(diào)撥必須由行政部統(tǒng)一安排，各部門不得私自調(diào)撥。

8.2.2?各部門如需辦公設(shè)備設(shè)施的調(diào)撥，應(yīng)由移入部門經(jīng)理填寫《辦公設(shè)備設(shè)施調(diào)撥單》，交行政 助理審查，行政部經(jīng)理審批。

8.2.3?行政部組織調(diào)撥雙方進(jìn)行辦公設(shè)備設(shè)施交接，調(diào)撥出的辦公設(shè)備設(shè)施必須隨帶原有輔機(jī)、附 件和技術(shù)文件。

8.2.4?屬于固定資產(chǎn)的辦公設(shè)備設(shè)施的調(diào)撥應(yīng)報(bào)財(cái)務(wù)部備案。

8.3?閑置辦公設(shè)備設(shè)施的處理

8.3.1?辦公設(shè)備設(shè)施閑置在半年以上的應(yīng)進(jìn)行封存管理，辦公設(shè)備設(shè)施的封存和啟封時(shí)必須由使用 部門、行政部共同進(jìn)行。

8.3.2?封存要有明顯的標(biāo)識(shí)。

8.3.3?辦公設(shè)備設(shè)施封存前要進(jìn)行一次全面的維護(hù)，并采取防塵、防銹和防潮措施。

8.3.4?所有封存辦公設(shè)備設(shè)施都要達(dá)到完好辦公設(shè)備設(shè)施的要求，并列入辦公設(shè)備設(shè)施檢查范圍。

8.3.5?對(duì)風(fēng)扇等季節(jié)性強(qiáng)的辦公設(shè)備設(shè)施，可由各部門做好清潔維持后交倉(cāng)庫(kù)暫存，由倉(cāng)庫(kù)統(tǒng)一集 中保管。雙方辦好入倉(cāng)和領(lǐng)用手續(xù)。

8.3.6?對(duì)于長(zhǎng)期不用、連續(xù)停用一年以上的閑置辦公設(shè)備設(shè)施，由使用部門填寫《閑置辦公設(shè)備設(shè) 施處理申請(qǐng)單》，報(bào)行政部積極組織外調(diào)、出租或轉(zhuǎn)讓，以提高辦公設(shè)備設(shè)施的利用率。

8.4?辦公設(shè)備設(shè)施的報(bào)廢

8.4.1?辦公設(shè)備設(shè)施報(bào)損、報(bào)廢條件：

a) 因意外事故或?yàn)?zāi)害，造成主要部件、主要結(jié)構(gòu)嚴(yán)重?fù)p壞而無(wú)法使用的辦公設(shè)備設(shè)施。

b)?制造質(zhì)量低劣，達(dá)不到使用要求的辦公設(shè)備設(shè)施。

c)?使用不當(dāng)造成損壞、無(wú)修復(fù)價(jià)值的辦公設(shè)備設(shè)施。

d)?機(jī)器陳舊，技術(shù)性能不能滿足使用要求，且無(wú)法改造的辦公設(shè)備設(shè)施。

e)?耗能高，嚴(yán)重污染環(huán)境的辦公設(shè)備設(shè)施。

f)?超過(guò)使用年限、已無(wú)使用價(jià)值的辦公設(shè)備設(shè)施。

8.4.2?報(bào)損、報(bào)廢辦公設(shè)備設(shè)施的處理方法：

a)?按現(xiàn)有價(jià)值整件或整機(jī)出售。

b)?拆卸、轉(zhuǎn)讓可利用的零部件。

c)?不能利用的部件按廢料處理。

8.4.3?報(bào)廢申請(qǐng)由使用部門提出，使用部門填寫《辦公設(shè)備設(shè)施報(bào)廢申請(qǐng)單》，行政部進(jìn)行審查， 必要時(shí)組織相關(guān)專家進(jìn)行審查，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，主管副總經(jīng)理審查、常務(wù)副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)。

8.4.4?報(bào)廢申請(qǐng)經(jīng)批準(zhǔn)后使用部門由使用部門交行政部進(jìn)行臺(tái)帳及檔案調(diào)整，屬于固定資產(chǎn)的辦公 設(shè)備設(shè)施還須由申請(qǐng)部門轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行固定資產(chǎn)減損處理。

9?辦公設(shè)備設(shè)施的盤點(diǎn)

9.1?公司辦公設(shè)備設(shè)施實(shí)行定期盤點(diǎn)，一般為每年六月和十二月。

9.2?辦公設(shè)備設(shè)施的盤點(diǎn)由行政部會(huì)同財(cái)務(wù)部、使用部門共同進(jìn)行。

9.3?辦公設(shè)備設(shè)施盤點(diǎn)的依據(jù)為財(cái)務(wù)部固定資產(chǎn)臺(tái)帳、行政部辦公設(shè)備設(shè)施臺(tái)帳、辦公設(shè)備設(shè)施 卡片、領(lǐng)用記錄、調(diào)撥記錄、報(bào)廢記錄等。

9.4?辦公設(shè)備設(shè)施盤點(diǎn)時(shí)應(yīng)實(shí)事求是，如實(shí)記錄盤點(diǎn)情況，嚴(yán)禁弄虛作假。

9.5?盤點(diǎn)結(jié)束后行政部應(yīng)及時(shí)如實(shí)編制盤點(diǎn)報(bào)告，說(shuō)明盤點(diǎn)盈虧原因及處理意見，報(bào)告主管副總 經(jīng)理審核、常務(wù)副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批。

10?附則

10.1?本制度由行政部制定，并負(fù)責(zé)解釋和組織實(shí)施。

10.2?本制度報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行，修改時(shí)亦同。

10.3?本制度實(shí)施后，凡既有的類似規(guī)定自行終止，與本制度相抵觸的，以本制度準(zhǔn)。

10.4?本制度自頒布之日起施行。

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