一、項目管理工具是指什么
項目管理工具(一般指軟件)是為了使工作項目能夠按照預(yù)定的成本、進(jìn)度、質(zhì)量順利完成,而對人員(People)、產(chǎn)品(Product)、過程(Process)和項目(Project)進(jìn)行分析和管理的一類軟件。
二、項目管理工具的作用有哪些
1、把控項目全局
項目管理軟件能讓項目經(jīng)理及時掌握項目進(jìn)展,項目管理軟件還有助于把復(fù)雜的任務(wù)分解成簡單的任務(wù),項目經(jīng)理能及時了解整個團隊進(jìn)展到哪個環(huán)節(jié)。如果對各個成員進(jìn)展根本不了解,那么他對整個團隊方向的發(fā)展根本不明確,不利于做決策。
項目經(jīng)理可在整個過程中查看結(jié)果并迅速做出調(diào)整,這樣能夠確保更好的結(jié)果和避免產(chǎn)生更多的問題。增加信息獲取的便捷性和及時性不僅能減少問題,還能節(jié)省更多資金。
2、調(diào)整項目成員工作方向和方式
作為團隊的負(fù)責(zé)人,他們會站得更高看得更遠(yuǎn),當(dāng)?shù)玫匠蓡T匯報結(jié)果的時候,便有利于他們及時調(diào)整工作的方式和方向,給團隊成員一個合適的工作建議。
3、方便團隊之間的溝通
良好的溝通是建設(shè)項目的基本原則。使用項目管理軟件,方便工作的銜接和任務(wù)的分配。
隨時了解項目的最新情況,知道下一步該做什么。同時,有效確保每個部門之間溝通暢通無阻。由于員工之間溝通順暢,信息可以快速傳遞。項目參與者可以保持一致意見。
4、文檔條理化
使用項目管理軟件可以確保文檔歸檔,并保存在云端。這樣你可以輕松管理和不間斷地訪問文檔。
項目團隊在任何地方、任何設(shè)備上都能立即使用軟件,團隊成員之間可以共享和更新文件,保護(hù)重要文檔,使它們永遠(yuǎn)不會丟失。
項目每個步驟的文檔都需要安全記錄和存儲,沒有項目管理軟件,這就需要在紙上完成。
文件很容易丟失和過時,并且需要大量時間和精力進(jìn)行歸檔。使用項目管理軟件,就可以快速整理。