一、項(xiàng)目管理軟件怎么用

企業(yè)借助項(xiàng)目管理軟件將混亂的管理得到控制。項(xiàng)目管理軟件本身也是較為復(fù)雜的工具，對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，熟練掌握工程項(xiàng)目管理軟件是必須的。基礎(chǔ)的是要會(huì)項(xiàng)目申請(qǐng)，項(xiàng)目立項(xiàng)、會(huì)建立活動(dòng)、會(huì)提交工時(shí)表、懂需求變更，會(huì)利用工具做報(bào)表等等。

項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，這其中會(huì)遇到許多影響項(xiàng)目的因素，對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，如何能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，調(diào)整項(xiàng)目是非常重要的。這時(shí)需要項(xiàng)目經(jīng)理能夠根據(jù)項(xiàng)目管理軟件的數(shù)據(jù)反饋?zhàn)粉欗?xiàng)目的進(jìn)度，能夠發(fā)現(xiàn)具體問(wèn)題所在，及時(shí)解決問(wèn)題。

往往實(shí)際情況是多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)執(zhí)行，這時(shí)需要項(xiàng)目經(jīng)理能夠使用項(xiàng)目管理軟件的多項(xiàng)目管理功能，對(duì)項(xiàng)目之間的資源進(jìn)行調(diào)配，或者項(xiàng)目之間依賴關(guān)系的管理等等。

項(xiàng)目管理經(jīng)理熟練掌握工程項(xiàng)目管理軟件是必須的，可是只有連同項(xiàng)目管理軟件背后的管理原理一起掌握，才能夠用所學(xué)知識(shí)，解釋企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)所采用的相關(guān)理論，才能夠具備發(fā)現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)存的關(guān)鍵問(wèn)題。

會(huì)使用、會(huì)操作工程項(xiàng)目管理軟件只是基本的能力，這對(duì)于一般人來(lái)說(shuō)都是非常簡(jiǎn)單的。而真正掌握項(xiàng)目管理軟件核心的，會(huì)應(yīng)用項(xiàng)目管理軟件的人卻并不多。但恰恰只有會(huì)應(yīng)用項(xiàng)目管理軟件的人才能夠深刻理解并能夠融會(huì)貫通的掌握。

二、如何使用項(xiàng)目管理軟件有效管理項(xiàng)目人員

在建立項(xiàng)目時(shí)，項(xiàng)目管理技術(shù)和方法對(duì)于確保清晰和有重點(diǎn)非常重要。然而，項(xiàng)目核心人員的協(xié)作程度對(duì)于項(xiàng)目的整體成功影響最大。

以下是管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的技巧，旨在提高團(tuán)隊(duì)效率：

1、建立平衡的團(tuán)隊(duì)

確定項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員既有正確的技術(shù)專長(zhǎng)，又有廣泛的溝通和思維方式。

這種平衡可以通過(guò)潛在的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員過(guò)去可能采取的問(wèn)卷調(diào)查來(lái)確定。

2、確保項(xiàng)目目標(biāo)清晰和“認(rèn)同”

無(wú)論項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的資歷或經(jīng)驗(yàn)水平如何，每個(gè)人都需要完全清楚并致力于實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。

為團(tuán)隊(duì)提供在項(xiàng)目早期向你公開(kāi)或私下提出擔(dān)憂或問(wèn)題的機(jī)會(huì)，這可以避免與承諾缺乏相關(guān)的負(fù)面影響。

任何負(fù)面行為都應(yīng)該立即被發(fā)現(xiàn)，確保問(wèn)題能夠得到解決。讓您的團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目規(guī)劃的早期階段就參與進(jìn)來(lái)，這會(huì)有很大的幫助。

3、確保直線管理支持

當(dāng)從不同部門選擇項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員時(shí)，獲得他們的直線經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目的支持和承諾以及項(xiàng)目成員需要分配到項(xiàng)目會(huì)議、研究和商定行動(dòng)的時(shí)間至關(guān)重要。

與直線經(jīng)理確認(rèn)可能與團(tuán)隊(duì)成員的工作或個(gè)人承諾發(fā)生沖突的領(lǐng)域或時(shí)間。

4、建立團(tuán)隊(duì)代碼

在第一次項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)議上，利用小組成員來(lái)確定將有助于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的行為。這可以簡(jiǎn)單地通過(guò)在活動(dòng)掛圖中捕捉“項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的期望”和“每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的期望”來(lái)實(shí)現(xiàn)。這些文件可以打印出來(lái)，分發(fā)給團(tuán)隊(duì)，并在每次會(huì)議開(kāi)始時(shí)作為提醒。

這些行為的變化都可以通過(guò)引用團(tuán)隊(duì)代碼來(lái)進(jìn)行建設(shè)性的挑戰(zhàn)。

5、認(rèn)識(shí)團(tuán)隊(duì)發(fā)展的階段

研究表明，所有團(tuán)隊(duì)都要經(jīng)歷不同的發(fā)展階段才能達(dá)到最佳績(jī)效，無(wú)論每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的技能和經(jīng)驗(yàn)如何，每個(gè)新團(tuán)隊(duì)的團(tuán)隊(duì)動(dòng)態(tài)都會(huì)有所不同。

你需要調(diào)整你的領(lǐng)導(dǎo)作風(fēng)（從指示式方法到咨詢式方法），以適應(yīng)每個(gè)階段，確保你的團(tuán)隊(duì)快速有效地通過(guò)前三個(gè)階段（形成、行動(dòng)和規(guī)范），確保他們?cè)诒M可能快的時(shí)間內(nèi)達(dá)到最佳績(jī)效。

6、在關(guān)鍵會(huì)議中利用促進(jìn)者

在關(guān)鍵階段（如想法產(chǎn)生或決策制定），中立的促進(jìn)者幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)開(kāi)始或取得進(jìn)展，這對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)有極大的幫助。

或者，發(fā)展你在促進(jìn)團(tuán)隊(duì)方面的技能，以確保從項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中獲得最好的結(jié)果。

7、使用所有內(nèi)部和外部網(wǎng)絡(luò)

與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)一起，在項(xiàng)目早期就確定誰(shuí)可以幫你實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，例如進(jìn)行研究、查看最佳實(shí)踐、尋求意見(jiàn)和從過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)中學(xué)習(xí)。

在放眼外部之前，先放眼整個(gè)組織，因?yàn)榭赡軙?huì)有其他人面臨類似的問(wèn)題，或者想要聯(lián)合起來(lái)，因?yàn)樗麄兿胍鉀Q項(xiàng)目目標(biāo)。突然間，你的資源可能增加了。

8、與主要干系人溝通

在你確定誰(shuí)可以幫助你的同時(shí)，考慮誰(shuí)是這個(gè)項(xiàng)目的主要影響者，如項(xiàng)目發(fā)起人、項(xiàng)目所有人、關(guān)鍵干系人，并規(guī)劃你的溝通策略，確保你在整個(gè)項(xiàng)目中得到他們的全力承諾和支持。